Les nouvelles technologies au service du notariat et de ses clients

Le notariat est, comme tout acteur économique, confronté à l’enjeu des technologies de l’information et des communications. Ces technologies, qualifiées de nouvelles il y a 20 ans, sont aujourd'hui largement répandues dans toutes les entreprises. Rendre le meilleur service, le plus rapidement et le plus efficacement possible nécessite de disposer d'outils efficaces et performants. Le notariat n'a pas échappé à cette évolution et les outils informatiques sont désormais le quotidien des offices notariaux, permet tant ainsi un accroissement de la productivité et une qualité de service toujours aussi forte.

L'informatique est donc à présent l'outil de trairnl habituel du notaire et de ses collaborateurs. Mais contrairement à beaucoup d'autres activités, pour lesquelles le chef d'entreprise est libre de ses choix informatiques, l'informatisation du notariat ne peut se faire qu'en respectant les obligations qui résultent du statut du notaire : confidentialité, sécurité, par exemple. Or bien souvent en matière de technologies de l'information et de la communication, la rapidité l'emporte sur la confidentialité et la sécurité.

De la même manière, parce que les notaires sont des officiers publics, les règles relatives à la comptabilité des offices sont fixées par décret lequel précise que la comptabilité doit être tenue de manière informatisée. C'est pourquoi le fonctionnement des logiciels de comptabilité doit répondre à un cahier des charges strict et seuls les logiciels répondant à ce cahier des charges et agréés par le Conseil Supérieur du Notariat sont autorisée. C'est ainsi que grâce à l'informatisation de la comptabilité des offices et au contrôle des logiciels, d'une part la gestion comptable des offices a été améliorée, mais d'autre part le respect des règles comptables est garanti et les contrôles professionnels sont facilités.

De même, pour des raisons évidentes de productivité, le notaire doit pouvoir procéder à la préparation et la rédaction de ces actes authentiques aux moyens d'outils rédactionnels performants. Ces logiciels doivent permettre non seulement l'élaboration des actes mais aussi, avec un maximum d'automatisme, l'édition de l'ensemble des documents qui précèdent ou suivent la signature d'un acte : courriers avec les administrations, les clients, les partenaires, etc .... L'informatique doit enfin permettre d'échanger les documents de manière dématérialisée, sous forme électronique, mais en toute sécurité.

Pour ces raisons, l'informatisation de la profession notariale en France est depuis des années un enjeu stratégique, objet d'une politique pilotée par le Conseil Supérieur du Notariat. Mais le statut du Conseil supérieur ne lui permettait pas de mener les activités de nature économique que nécessitait cette informatisation. C'est pourquoi a été créé dès 1983 l'Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN). Cette association a pour objet la mise en œuvre de tous moyens en vue de l'amélioration et du développement des services rendus et de la sécurité donnée par le notariat français à sa clientèle, sous quelque forme que ce soit. Son président est l'ancien président du Conseil Supérieur du Notariat (CSN), c'est pourquoi je préside l'ADSN actuellement, son conseil d'administration est composé de notaires, membre du directoire du CSN ou anciens présidents, ses seuls clients sont le CSN et les notaires.

L'ADSN est d'une certaine manière le bras armé du Conseil Supérieur du Notariat en matière de technologie. Par elle-même ou par ses filiales, l'ADSN est au côté du Conseil supérieur du notariat pour assurer la mise en œuvre des actions à dimension « économique » de la profession et être un partenaire privilégié du notariat (instances et notaires). Pour vous donner une idée du rôle de l'ADSN auprès des notaires et des instances, je vous dirai simplement que le Groupe ADSN emploie plus de 200 salariés et réalise un chiffre d'affaires de 38 millions d'eu-ros.

Mais il est temps d'entrer dans le vif du sujet, ce que je faire en vous présentant les outils qui sont mis à disposition des notaires.

- Le Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés.

Le notariat a créé en 1971 un fichier central sur lequel tout notaire inscrit les testaments qui sont déposés en son office. Le Conseil supérieur a confié la tenue de ce fichier à l'ADSN en 1983 et il est depuis entièrement informatisé.

Grâce à ce fichier, le notariat peut garantir au futur défunt et à ses héritiers que lors du règlement d'une succession, il sera fait application du testament confié à un notaire. Le notaire satisfait ainsi à sa mission d'apporter l'efficacité, la sécurité et la fiabilité des actes qu'il établit.

Pour que le notariat puisse apporter toutes ces garanties tout en respectant les règles de confidentialité, il est d'abord prévu que tout notaire qui rédige un testament ou le reçoit en dépôt, doit informer le Fichier central qu'il détient cette disposition de dernières volontés.

Ensuite tout notaire chargé de régler une succession doit interroger le fichier. Toute interrogation du fichier doit être accompagnée de la production d'un acte de décès. Mais depuis la dématérialisation des échanges entre les offices notariaux et le Fichier central, dès lors que l'identité de l'office notarial est authentifiée grâce à une clé électronique sécurisée (la clé REAL) le notaire n'a plus à produire un acte de décès : il atteste simplement qu'il détient cet acte. Ainsi grâce à la dématérialisation et sécurisation des échanges, le notaire peut instantanément savoir, dès le premier rendez-vous qu'il tient avec un ou des héritiers, si le défunt avait déposé un testament chez un notaire.

Aujourd'hui 97% des échanges avec le fichier central ont lieu par voie dématérialisée.

Le notariat français est membre fondateur de l'ARERT (l'Association pour une Réseau Européen dès Registres Testamentaires). A ce jour quatre fichiers des testaments sont interconnectés (France, Belgique, Notariat de St Petersbourg, Bulgarie), je crois savoir que le registre roumain devrait être interconnecté d'ici la fin de l’année, de même que les registres Slovène et Suisse et que d'ici juin 2012, la Lituanie, l’Estonie, les Pays-Bas, la Pologne, la

Hongrie et le Luxembourg devrait aussi être interconnecté.

Une telle réussite européenne n'est-elle pas la meilleure démonstration de l'efficacité et de la qualité du service notarial ?

- Le réseau d'échange sécurisé REAL

C'est le développement depuis 1996 du réseau électronique sécurisé, appelé réseau REAL, qui a permis d'optimiser les relations entre les offices et l'ADSN, entre les offices eux-mêmes, et enfin entre les offices et les administrations et le monde bancaire. Ce réseau a connu un développement très rapide et évolue en permanence au fur et à mesure des progrès techniques. Chaque office adhère au réseau par un abonnement et a la possibilité de choisir entre quatre types d'accès et de gestion. Chacun de ces quatre types apporte les mêmes services, mais, plus la taille de l'office, et donc le nombre de postes informatiques, est importante, plus il est recommandé de choisir un niveau d'abonnement élevé.

- La signature électronique sécurisée

Dès la fin des années 90, le Conseil supérieur s'est engagé dans la voie de l'identification électronique des notaires. Ainsi dans un premier temps clwque notaire a reçu une carte d'identification électronique, semblable à une carte bancaire. Un lecteur de carte connecté à un ordinateur permettait ainsi à chaque notaire de s'identifier grâce à un code que lui seul connaissait. Depuis, notamment à l'effet de respecter les dispositions du décret du 10 août 2005 sur l'acte authentique sur support électronique dont je parlerai tout à l’heure, chaque notaire dispose d'une clé de signature sécurisé. L'expérience du notariat français dans ce domaine a conduit l'Etat français à reproduire intégralement les procédures développées par le Conseil supérieur et l'ADSN dans le dernier référentiel général de sécurité que l'Etat propose à ses ministères et à l'ensemble de l'administration.

- Télé@ctes

C'est en 2001 qu 'a été lancé le projet Télé@ctes: il s'agit de la publication dématérialisée des actes de mutation immobilière dans les registres fonciers qui en France sont tenus par les conservations des hypotlièques, dépendant du ministère des finances.

Naturellement, le notaire n'inscrit ni ne publie pas directement les mutations des biens immobiliers dans les bases de données des conservations des hypothèques, mais envoi des documents électroniques, signés, qui sont exploités par la conservation des hypothèques à des fins de publication et d'inscription.

En même temps que cette transmission dématérialisée des données de l'acte, d'autres éléments peuvent être transmis à destination d'autres services fiscaux, comme

par exemple les déclarations de plus-values immobilières.

Afin de permettre d'automatiser la récupération des ces éléments, la vérification de la signature et de la provenance des dépôts, le Ministère des Finances, par sa Direction Générale des Finances Publiques (DGF1P), a mis en place un système de réception centralisé de l'ensemble des flux de données en provenance du notariat, qui se charge de les envoyer dans les conservations des hypothèques.

Le notariat, déjà doté du réseau sécurisé Real et d’un système de signature électronique sécurisée, a dû se doter d'une plateforme d'échanges permettant le traitement, la vérification et l'acheminement des flux de données informatiques vers la Direction Générale des Finances Publiques mais aussi exploitable avec d'autres partenaires de la profession.

C’est l'ADSN qui a été chargé de créer cette infrastructure : Il s'agit d'une plateforme d'échanges qui a été baptisée PLANETE.

Cette plateforme permet de diriger l'ensemble des flux informatiques émis par les offices notariaux à destination des tiers. Ceci est rendu possible grâce notamment à l'utilisation de standards en matière d'échange de données informatiques (les services Web et le langage XML).

Les principales fonctions de la plateforme, PLANETE sont

- D'assurer que des flux sont bien signés, et par les bonnes personnes (seul le notaire peut signer la copie authentique).

- De s'assurer qu'un partenaire reçoit bien les données qu'il est sensé recevoir, et pas d'autres.

- De s'assurer que le logiciel ayant émis ces informations est bien labellisé, c'est-à-dire qu'il a bien reçu l’agrément de la profession pour procéder à de tels échanges et qu'il permet donc un travail d'une qualité requise pour ce type d'échange.

- De s'assurer que toutes les informations nécessaires sont bien présentes.

- Et tout un ensemble d'autres contrôles plus techniques mais tout aussi nécessaire, dont notamment s'assurer que les données transmises ne contiennent aucun virus.

C'est donc par l'intermédiaire de PLANETE que les dossiers informatiques de dépôt des mutations et inscriptions immobilières sont envoyés depuis l’office vers la DGFIP qui en assure immédiatement le transfert vers la conservation des hypothèques concernée. Et c'est également par la même voie que les références de publication et d'inscription sont retournés par la conservation des hypothèques sous forme informatique au logiciel de rédaction d'actes et de gestion desforma-

h tés de l’office notarial émetteur.

Télé@ctes est bien plus qu'un simple transfert de documents issus d'un traitement de texte vers la conservation des hypothèques, permet d'envoyer les informations nécessaires à la publication sous une forme particulière permettant leur exploitation automatique par le système des conservations des hypothèques. La personne en charge du dossier à la conservation des hypothèques n'a plus qu'à valider les informations qui vont automatiquement s'inscrire dans le système de données du bureau des hypothèques.

Le notaire français étant aussi collecteur des impôts et taxes exigibles à en raison des actes qu’il reçoit, le système a dû aussi prendre en compte cette contrainte : la transmission dématérialisée des actes a dû intégrer aussi l'automatisation des paiements de ces impôts et taxes : la plateforme PLANETE sert donc aussi de lien vers la CAISSE DES DEPOTS ET CONSIGNATIONS (CDC) seul établissement financier habilité à recevoir les comptes bancaires des offices. Ainsi en même temps que le transfert, à partir du logiciel de rédaction d'actes, de la mutation ou de l'inscription, le logiciel comptable doit donner ordre à la CDC de verser les taxes et impôts aux services fiscaux. Cet ordre de paiement est exécuté immédiatement.

Afin de parvenir à un tel résultat, il a fallu normaliser l'ensemble des documents et des données transmises (état civil des parties, identification des immeubles, calcul des taxes fiscales notamment), le tout exigeant des procédures complexes. Un tel résultat n'a été possible que grâce à l'utilisation de logiciels de rédaction d'actes et de comptabilité extrêmement performants.

Le Conseil supérieur a donc dû établir un cahier des clmrges très précis décrivant les mécanismes à mettre en œuvre et les opérations à réaliser, cahier des charges que les sociétés éditrices de logiciels de rédaction d'actes et de comptabilité ont dû respecter pour produire des documents informatiques làbellisés.

Ces logiciels ont dû aussi intégrer un système de para-pheur électronique, permettant au notaire de signer électroniquement les documents hypothécaires avant de les transférer à la conservation des hypothèques les unes après les autres.

Vous comprendrez aisément que la mise en œuvre du système n 'a été possible que parce qu 'il a été initié et développé collectivement. C'est là une des forces de notre profession que de pouvoir se reposer sur des structures solides et puissantes.

Mais n'a été qu'une ultime étape vers une évolution déjà bien établie au sein des offices notariaux : la dématérialisation du système d'information. Si l'échange des actes et des données se dématérialisait, l'acte lui-même, produit par le système d'information, demeurait sous une forme matérielle, c'est-à-dire l'écrit papier. L'aboutissement

de la dématérialisation passait par la suppression du support papier. Le notariat français va y parvenir dans quelques mois.

- L'acte authentique sur support électronique

Comme nous l'avons évoqué, vient parachever une évolution déjà bien établie au sein des offices notariaux : la dématérialisation du système d'information. Seul subsistait encore, sous sa forme initiale, la minute, l'original de l'acte notarié, produite par le système d'information. La loi du 13 mars 2000 et son décret d'application du 10 août 2005 ont mis un terme à cet état défait. Il est désormais possible d'effectuer des actes authentiques électroniques. Ceux-ci n'ont donc plus d'existence « papier » mais uniquement une existence informatique.

La principale contrainte liée à l'acte authentique sur support électronique repose sur la nécessité d'archiver la minute, en un lieu ou l'on pourra garantir :

- Son authenticité (notaire signataire, date de signature)

- Son intégrité dans le temps (un siècle de conservation, puis reverser les éléments aux archives nationales).

- Son unicité (pidsqu'il s'agit d'un document informatique, il est par définition reproductible), c'est donc le lieu de conservation qui justifie qu'il est unique.

Ces différentes contraintes ne peuvent être supportées qu'à l'échelle de la profession. En effet, la mise en œuvre, sécurisée, de tels dispositifs n'est absolument pas envisageable à l'échelle d’un office notarial seul.

Ufaut par ailleurs que le système mis en œuvre garantisse au notaire ou à ces successeurs, qu'ils sont les seuls à pouvoir exploiter directement leurs minutes.

C'est pourquoi l'Etat a confié au Conseil Supérieur de Notariat la mise en œuvre et l'exploitation d'un minutier central qui permet l'enregistrement et la conservation des actes authentiques sur support électronique.

Ceux-ci sont produits par les mêmes outils que les actes papiers, mais par un processus qui permet leur formalisation et leur enregistrement dans le minutier central simultanément à leur signature devant le notaire.

Le rendez-vous de signature d'un acte authentique sur support électronique se déroule dans un contexte différent du rendez-vous de signature d'un acte «papier», et également différent du contexte de la rédaction même de cet acte.

Les technologies actuelles permettent à l'utilisateur de disposer d'un moyen de naviguer dans les documents électroniques, et donc dans l'acte, très simple et visuel, qui lui permettent de le «feuilleter», éventuellement d'agrandir telle ou telle partie du document ou d'une annexe. Les parties suivent la lecture de l'acte sur un écran, et tant qu’aucune signature n'est intervenue, le texte qui apparaît peut être modifié de même que des annexes peuvent ajoutées ou

supprimées.

Avant de procéder à la signature de l'acte, le logiciel comporte une phase de vérification de la structure du document afin de s'assurer que les modifications ne remettent pas en cause la possibilité d'en faire un acte authentique sur support électronique.

Suivent la signature des parties. L'écran tactile permet le recueil de la signature, visible à l'écran, des clients. En effet, en France, les citoyens ne disposent pas encore de carte d'identité électronique leur permettant d'envisager de signer électroniquement les actes authentiques, le décret du 10 août 2005 prévoie donc que cette signature soit réalisée par l'apposition de l'image de leur signature sur l'acte.

Enfin, le notaire procède à la signature électronique de l’acte. Cette signature électronique de l'acte s'effectue avec la clé REAL du notaire dont nous avons déjà parlé. S'en suivra sa transmission au Minutier Central électronique des notaires de France (MICEN). Cette opération de signature «notaire» est spécifique et se situe dans un contexte particulier (changement de l'apparence de l'écran, message explicatif ou autre selon le logiciel) afin d'en souligner l'importance dans la séance de signature.

L'acte authentique sur support électronique permet aussi d'envisager le déroulement de séances de signature des actes en plusieurs lieux, chaque signataire étant présent chez son notaire aux quatre coins de la France. C'est le notaire instrumentaire de l'acte qui est le chef d'or-chestlre de cette cérémonie de signature. C'est lui qui dispose du fichier de l’acte et procède à sa lecture, tandis que l'ensemble de participants suivent cette lecture en visioconférence, pouvant simultanément voir les autres intervenants et les documents (l'acte et les annexes).

Une fois la lecture de l’acte terminée, le notaire instrumentaire le transmet à chacun des notaires participants, qui procèdent au recueil de la signature visible à l'écran de ses clients, ainsi qu'a sa signature électronique. Cette opération est répétée autant de fois que nécessaire. Enfin, le notaire instrumentaire peut procéder au recueil de la signature de ses clients s'il ne l'a pas fait précédemment, et y apposer sa signature électronique puis déposer l'acte dans s2on archive dans le Minutier Central Electronique des Notaires de France.

Le minutier central électronique lui-même, est situé à Venelles, dans le sud de la France, dans un bâtiment sécurisé de l'ADSN. Il est répliqué en plusieurs endroits, tout aussi sécurisés, sur le territoire français.

Le minutier central, contrairement aux archives papiers, ne conserve pas le support, mais uniquement de l'information contenue sur ce support. Il intègre donc l'outil permettant de déchiffrer (de lire) cette information.

Sans vous accabler d'éléments techniques, je rappellerai simplement que le minutier central est capable de sup

porter des changements de technologie, tout en préservant l'intégrité, la lisibilité, des actes qu'il supporte. Un certain nombre d'éléments technologiques mis en œuvre pour parvenir à l'archivage de l'acte authentique sur support électronique étaient entièrement nouveau, ou répondaient à des critères, techniques ou juridiques, récents. Par ailleurs, ces critères, pour des raisons de sécurité, sont susceptibles d'évoluer régulièrement et demanderont des adaptations constantes des systèmes informatiques.

D'autres projets de dématérialisation des échanges sont en cours, je ne ferai que les citer car ils ne sont pas encore opérationnels. La plateforme PLANETE doit nous permettre d'échanger avec les services de l'Etat civil, tenus en France par les mairies, avec les services de l'urbanisme, pour purger les droits de préemption dont bénéficient en France les Communes ou les départements.

Toutes les réalisations et les projets que je viens de vous présenter ont un seul objectif: améliorer la qualité et la sécurité des actes notariés. La ?iormalisation et le transfert de données permet de réduire les sources d'erreurs. La dématérialisation des échanges, en accélérant les délais de transmission et de traitement des documents, permet de parvenir plus rapidement à la conclusion d'un dossier et à la signature d'un acte. L'acte sur support électronique à distance permet d'éviter des déplacements. Grâce aux efforts importants faits par le notariat français depuis plusieurs décennies, nos clients peuvent profiter pleinement des technologies de l'information et de la communication. Les dossiers sont traités plus rapidement, la qualité et la sécurité des actes sont renforcées.

Mais les technologies de l'information et de la communication permettent aussi d'autres opérations de nature à renforcer le rôle et les missions du notariat. C'est ainsi qu'il y a plus de 20 ans, a été créée par le notariat un système permettant d'analyser l'évolution des prix des biens immobiliers. Partant de l’idée que tout acte de vente immobilière nécessite un acte notarié, il a été demandé à chaque notaire de transmettre à un organisme central, les principaux éléments d'un acte de vente, notamment la désignation du bien vendu et son prix. Grâce à ces éléments a été mise en place une base de données des mutations immobilières aujourd'hui très perfectionnée. Cette base permet au notariat français de démontrer son utilité sociale en fournissant régulièrement au grand public, aux banques, aux services de l'Etat, des informations très précises sur l'évolution des prix de l'immobilier. Mais cette base de données peut aussi produire des analyses sur l'évolution de l'âge des acheteurs ou vendeurs, sur leur origine géographique, sur leur catégories sociales etc....

La qualité du travail fait par le notariat vient d'être consacrée par une loi du 22 juin dernier par laquelle l'Etat français délègue au Conseil supérieur du notariat une nouvelle mission de service public de collecte et d'information

sur les prix de l'immobilier.

Enfin, dernier type d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par le notariat, le RADAR. Le radar est un outil récemment développé par l'ADSN à la demande du Conseil supérieur, à l'effet de permettre aux offices de mieux gérer leur charge de travail et de prévenir les crises. Cet outil informatique permet à chaque office de mesurer son activité selon différents critères, de prévoir son activité des mois à venir, de se fixer des objectifs de progression, et bientôt de comparer son évolution par rapport à celle d'autres offices du même secteur ou par rapport à la situation économique générale.

Je pourrai continuer à vous présenter d'autres utilisations des TIC par le notariat français, notamment en matière comptable,

- pour automatiser le transfert des données comptables des offices vers le Conseil supérieur du notariat, et ainsi faciliter certes la production de statistiques nationales sur l'évolution de la profession mais aussi le calcul plus rapide des cotisations dues par les notaires au Conseil supérieur,

- ou encore pour faciliter la gestion et le solde des comptes clients