La procédure de la surlégalisation des actes notariés en Roumanie et autres pays de l'UE

I. PRÉCISIONS INTRODUCTIVES

Pour pouvoir aborder le sujet concernant la surlégalisation des documents en vue de leur utilisation sur le territoire d’un autre État, il est nécessaire de fonder cette démarche sur quelques considérations introductives.

A cette époque de la globalisation contemporaine, où l’influence de l’État a la tendance de se réduire, laissant la place aux coopérations et aux interactions transfrontalières dans presque tous les domaines, où les distances tendent à diminuer au minimum, l’existence d’un instrument de reconnaissance des documents établis par un État sur le territoire d’un autre État s’avère de plus en plus nécessaire, de sorte à pouvoir faciliter leur puissance circulatoire.

Chaque État a établi ses propres règles visant l’établissement des documents officiels et la reconnaissance de la validité et leur utilisation sur le propre territoire, cela constituant en fait une représentation concrète de sa souveraineté.

En l’absence de conditions similaires et communes, l’utilisation dans un État des actes délivrés conformément aux exigences de validité sur le territoire d’un autre État peut créer des problèmes à cause de l’incertitude quant à leur validité du point de vue de l’accomplissement des conditions établies pour leur existence {ad validitatem) et circulation dans leur État d’origine.

Pour remédier à cette situation dans les relations entre États, est apparue initialement la notion de surlégalisation. qui désigne une série de formalités imposées

par la législation d’un État visant à confirmer la véridi-cité des documents établis sur son territoire aux fins d’être produits à l’extérieur ou de ceux émis à l’extérieur aux fins d’être utilisés sur son propre territoire.

Dans une perspective technique exprimée d’une manière synthétique, la surlégalisation implique des procédures multiples d’authentification de l’acte et de reconnaissance des signatures apposées sur celui-ci, à la finalisation desquelles le document en cause portera, de règle, soit le sceau de l’ambassade soit celui du consulat de l’État de destination, soit celui du ministère des Affaires étrangères de cet État

Ultérieurement, en prenant en considération la difficulté et la durée de telles procédures, au niveau international, plusieurs États ont convenu de supprimer l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, par le biais d’un traité qui apporte des simplifications considérables.

Ainsi a pris naissance la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, conclue à La Haye le 5 octobre 1961. Depuis lors, un nombre de 101 États ont devenu signataires de la Convention qui réduit le processus de légalisation à une seule formalité: la délivrance d’un certificat d’authentification par une autorité désignée par l’État où l’acte public a été établi, certificat qui porte le nom d'apostille.

La Roumanie a adhéré à la Convention de La Haye par l’Ordonnance du gouvernement no 66/1999, approuvée par la Loi no 52/2000, avec les modifications et les compléments ultérieurs, et la procédure de l’apposition de l’apostille sur les actes publics roumains a été appliquée dès le 16 mars 2001, la période comprise entre l’adoption de l’acte législatif d’adhésion à la convention et l’entrée effective en vigueur, étant justifiée par les dispositions de l’art. 12 de la Convention.

Donc, la procédure de l’apposition de l’apostille sur les actes a remplacé les formalités lourdes et parfois coûteuses de la soi-disant chaîne de certifications des documents par la formalité de l’apposition d’un seul sceau.

La convention s’est avérée aussi utile pour les États qui ne demandaient pas la légalisation des actes publics étrangers ou dont le droit interne ne reconnaissait pas la procédure de la légalisation des actes: ainsi, les citoyens de ces États ont pu jouir des bénéfices de la Convention au moment où ils ont envisagé de produire les actes officiels établis par leur propre État dans d’autres États membres dont la législation interne prévoyait la certification des documents respectifs.

Procédant à une analyse schématique du contenu de l’acte international concerné, il faut préciser que, aux termes de l’art. 3 de la Convention, la formalité de l’apostille ne peut être exigée lorsque soit les lois, règlements ou usages en vigueur dans l’État où l’acte est produit, soit une entente entre deux ou plusieurs États contractants l’écartent, la simplifient ou dispensent l’acte de légalisation.

En ce qui concerne les catégories d’actes publics pouvant recevoir l’apostille, les États signataires ont convenu que cette convention s’applique :

a) aux documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’État, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier ou d’un huissier de justice;

b) aux documents administratifs ;

c) aux actes notariés ;

d) aux déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé.

La Convention ne s’applique pas:

a) aux documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires;

b) aux documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière.

Compte tenu du fait, comme il a été déjà mentionné, que tous les États du monde ne sont pas signataires de la Convention et certaines entités ayant un territoire, une population et/ou des autorités ne sont pas unanimement reconnues comme États (par ex. la Palestine, Taïwan, le Kosovo), la procédure de la surlégalisation a continué d’être justifiée.

Ainsi, alors que l’objectif principal de la Convention est constitué par la procédure de l’apposition de l’apostille, le même acte donne aussi une définition officielle internationalement acceptée à la procédure de la surlégalisation.

À cet égard, aux termes de l’art. 2 de la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, conclue à La Haye le 5 octobre 1961, la surlégalisation représente une série de formalités appliquées aux actes publics établis sur le territoire de l’État de délivrance, par lesquelles les agents diplomatiques ou consulaires du pays sur le territoire duquel l’acte doit être produit attestent la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.

Il est possible donc d’affirmer, en vertu de la Convention de La Haye, que la surlégalisation désigne la procédure appliquée aux actes qui devront être produits sur le territoire d’un État étranger qui n’est pas signataire de la Convention de La Haye ou, à titre de réciprocité, dans le cas des États avec lesquels la Roumanie n’a pas conclu des traités/conventions d’assistance juridique en la matière.

À l’instar de la procédure de l’apposition d’une apostille sur les actes, la surlégalisation représente en fait une certification par des sceaux successifs des autorités (à présent, la Chambre des Notaires publics, le ministère des Affaires étrangères et la mission diplomatique de l’État de destination) de l’authenticité des sceaux et des signatures précédentes apposées sur les documents établis dans un État et devant être produits dans un autre État.

Il faut souligner le fait qu’aucune des deux procédures (l’apostille et la surlégalisation) n’implique l’analyse du contenu de l’acte, toutes les deux ne supposant que la reconnaissance de la véracité de la signature, la qualité d’une personne d’établir et de signer le document présenté pour l’apposition de l’apostille/la surlégalisation, ainsi que de l’identité et de la véracité du sceau ou du timbre dont le document respectif est revêtu.

La principale distinction entre la procédure de l’apposition de l’apostille sur les documents et leur surlégalisation est donnée notamment par les États où sera produit l’acte concerné, respectivement, dans le cas de la première - les États signataires de la Convention de La Haye, et, dans le cas de la deuxième - les pays non-signataires de la Convention de La Haye, ainsi que d’autres États non-signataires de conventions/traités

bilatéraux stipulant qu’il n’est pas nécessaire d’accomplir des formalités en ce qui concerne la procédure de la reconnaissance de la validité des documents roumains dans des pays étrangers.

Il faut également relever, dans ce contexte, la situation selon laquelle, dans certains pays qui ne sont pas partie à la Convention de La Haye de 1961 et avec lesquels la Roumanie a conclu un traité d’assistance judiciaire internationale, les autorités étrangères ont demandé aux requérants que certains actes devant être produits dans d’autres procédures que les procédures judiciaires (qui font l’objet des traités bilatéraux) soient surlégalisés. La raison en est le fait que les autorités étrangères interprètent d’une façon restrictive les traités bilatéraux, dans le sens que ceux-ci ne sont appliqués qu’en matière d’assistance judiciaire internationale.

II. LA PROCÉDURE DE LA SURLÉGALISATION EN ROUMANIE

Compte tenu de l’objet de la présente étude, il s’impose d’aborder ensuite les formalités nécessaires pour la surlégalisation des documents roumains, insis

tant délibérément sur les actes notariés devant être produits à l’étranger, dans les pays où la procédure respective est exigée.

Dans le même cadre, il faut faire une distinction entre le volet « actif » de la procédure de surlégalisation, respectivement celui selon lequel l’État roumain légalise ses propres documents devant être produits à l’étranger, et le volet « passif » de la procédure, respectivement celui en vertu duquel d’autres États certifient leurs propres actes devant être produits sur le territoire de la Roumanie.

A. En ce qui concerne ce qui a été appelé ci-dessus le volet « actif » de la procédure, celui-ci est fondé sur la législation suivante:

- les art. 8 et 9 de la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, conclue à La Haye le 5 octobre 1961 (à laquelle la Roumanie a adhéré par l’Ordonnance du gouvernement no 66/1999, approuvée par la Loi no 52/2000, avec les modifications et compléments ultérieurs);

-l’art. 1er afin. 2 de la Loi no 105/1992 sur la réglementation des rapports de droit international privé et l’art. 162 de la Loi no 105/1992;

- l’art. 57 de la Loi sur les notaires publics et l’activité notariale no 36/1995.

Avant la modification législative stipulée par la Loi no 202/2010, la première autorité compétente, dans le cadre de la procédure de surlégalisation, à légaliser les documents publics établis par les autorités de l’État roumain, y compris les instances roumaines, ainsi que les actes émis par les notaires publics de Roumanie, était le ministère de la Justice, par la Cour d’Appel. Cette compétence est fondée sur l’art. 18 de la Loi no 36/1995 et l’art. 8 alin. (4) et (6) du Règlement de mise en application de la Loi no 36/1995, aux termes desquels, lors de l’enregistrement de l’office notarial à la Cour d’Appel dans la circonscription de laquelle se trouve le siège de celui-ci, le notaire public est obligé de présenter le sceau et le spécimen de signature. Ainsi, le ministère de la Justice, par la Cour d’Appel, certifie la signature et le sceau du notaire public qui a établi le document en cause.

Lors de l’entrée en vigueur de la Loi no 202/2010, la compétence de certification de la signature et du sceau du notaire est revenue aux chambres des notaires publics fonctionnant dans la circonscription de chaque Cour d’Appel.

Ainsi, par cet acte normatif, la procédure a été modifiée, de sorte que l’art. 57 de la Loi no 36/1995 stipule maintenant le fait que, au cas où, pour la validité à l ’étranger de l ’acte notarié, il est nécessaire de surlégaliser la signature et le sceau du notaire public ou d’apposer l ’apostille sur les actes notariés, ces procédures sont accomplies par la Chambre des Notaires publics, au siège principal ou à ses sièges départementaux, dans la circonscription de laquelle déroule son activité le notaire public qui a établi l’acte, dans les conditions prévues par le règlement. Le notaire public notifiera à la partie l’obligation d’accomplir cette exigence.

L’Arrêté du ministre de la Justice no 2922/C/09.12.2010 prévoit que le Règlement sur la méthodologie d’apposition de l’apostille ou de surlégalisation par les Chambres des Notaires publics des actes notariés, ainsi que le mode d’oiganisation et de déroulement de cette activité sont approuvés par le Conseil de

l’Union nationale des Notaires publics de Roumanie. Dans ce sens, a été initialement adoptée la Décision du Conseil de l’Union nationale des Notaires publics de Roumanie no 318/30.11.2010, abrogée ultérieurement par la Décision du Conseil de l’Union no 349/17.12.2010. À présent, les procédures concernant l’apposition de l’apostille et la surlégalisation des documents sont régies par la Décision du Conseil de l’Union no 349/17.12.2010, avec les modifications ultérieures portées par la Décision du Conseil de l’Union no 36/11.02.2011.

La modification successive du règlement concernant l’apposition de l’apostille/la surlégalisation des actes notariés est due, d’une part, aux difficultés d’interprétation des normes relatives à la procédure d’apposition de l’apostille/de surlégalisation des documents, fait qui a généré une pratique non unitaire au niveau des chambres territoriales des notaires publics et, d’autre part, à la nécessité de systématiser, fluidiser et simplifier les procédures préalables à l’apposition de l’apostille/la surlégalisation des documents par la Chambre des Notaires publics.

B. En ce qui concerne concrètement la procédure de surlégalisation des actes établis en Roumanie devant être produits à l’étranger, il faut procéder ci-dessous à une brève présentation des étapes nécessaires.

Il faut d’abord établir une différence entre les actes notariés et les autres types de documents.

Ainsi, en ce qui concerne les documents délivrés par les autorités publiques roumaines, leurs originaux seront surlégalisés par les organes administratifs de délivrance, par le ministère des Affaires étrangères et, finalement, par la mission diplomatique de l’État de destination de l’acte concerné, dans l’ordre mentionné.

La procédure de surlégalisation des actes notariés est effectuée, dans une première étape, par la Chambre des Notaires publics.

Quant à la compétence territoriale, il faut mentionner que sont surlégalisés seulement les actes notariés par les notaires publics de la circonscription de la cour d’appel où fonctionne chaque chambre des notaires. Ainsi, en ce qui concerne la Chambre des Notaires

publics de Bucarest, la compétence territoriale inclut, outre la ville de Bucarest, les départements de Calarasi, Giurgiu, Teleorman, Ialomita et Ilfov.

En ce qui concerne la compétence matérielle, sont surlégalisés seuls les actes notariés énumérés à l’art. 8 de la Loi no 36/1995:

a) les actes certifiés par le notaire;

b) la dotation d’une date certaine des actes présentés par les parties;

c) les copies légalisées des documents. Pour les copies légalisées des actes, il faut mentionner que, aux termes de l’art 21 corroboré par l’art 11 alin. (3) du Règlement approuvé par la Décision du Conseil de l’Union no 349/2010, lorsqu’une surlégalisation d’une copie légalisée par le notaire public est sollicitée, cette opération ne peut être effectuée que si l’acte soumis à la légalisation est un acte officiel établi par une autorité de Roumanie.

d) la légalisation des traductions. Aux termes de l’art. 21 corroboré par les art. 8 et 11 alin. (2) du Règlement approuvé par la Décision du Conseil de l’Union no 349/2010, pour pouvoir être surlégalisées, les traductions légalisées doivent remplir, à la fois, les conditions suivantes:

• le document traduit et légalisé doit être un acte officiel établi par les autorités roumaines;

• à chaque exemplaire de la traduction légalisée devant être surlégalisée il faut joindre une copie de la variante originale en roumain, l’annexe devant être certifiée par le traducteur par le cachet apposé en partie sur la variante du document traduit et en partie sur la copie du document en roumain présenté aux fins de traduction.

e) des certificats d’héritier ou d’autres actes établis par les notaires dans le cadre de la procédure successorale;

f) la certification des certains faits, dans les cas prévus par la loi, aux termes des dispositions des art. 91 et 92 de la Loi no 36/1995;

g) la légalisation des signatures apposées sur les documents, des spécimens de signature, ainsi que des sceaux;

h) les actes établis par les notaires concernant la réception en dépôt des actes et des documents présentés par les parties;

i) les actes de protêt des lettres de change, des billets à ordre et des chèques;

j) la délivrance des duplicata des actes notariés établis par les notaires;

Une mention spéciale peut être faite à l’égard de la surlégalisation de certains actes notariés liés aux papiers d’identité (par exemple, la carte d’identité, le

passeport). En ce qui concerne la surlégalisation de ce type de documents établis par les autorités roumaines il faut préciser que la seule modalité par laquelle il est possible de rendre les données à caractère privé contenues dans le passeport ou la carte d’identité est la procédure de certification de certains faits, prévue à l’art 91 alin. 1er point c) de la Loi no 35/1996 sur les notaires publics et l’activité notariale. Conformément à cette procédure, le notaire public certifie le fait que la personne apparaissant sur la photographie de la carte d’identité/du passeport, le titulaire des pièces d’identité, est la même que la personne qui se présente devant lui et demande la certification. Le passeport/la carte d’identité peut être annexé(e) ou scanné(e). Les motifs en sont liés à la spécificité de ces pièces d’identité qui, accompagnent en un seul exemplaire qui est l’original, la personne qui s’identifie avec ces papiers, ainsi qu’à la sécurité de la circulation de ces papiers (l’impossibilité de produire ou détenir un papier d’identité sous n’importe quelle autre forme sauf la personne qui en est le titulaire). Ultérieurement ces certifications peuvent être soumises à des traductions légalisées dans la langue de l’État de destination. Il faut préciser que, par extension, les dispositions mentionnées ci-dessus s’appliquent aussi dans le cas du permis de conduire, par des normes restrictives sur l’utilisation et la possession du permis, pouvant être assimilé aux papiers d’identité proprement dits.

En ce qui concerne la qualité des personnes sollicitant la surlégalisation de certains documents, il faut mentionner que la première variante du Règlement sur l’apposition de l’apostille/la surlégalisation des actes notariés, prévoyait que les demandes de surlégalisation des actes notariés devaient être formulées par:

- le titulaire de l’acte et, dans le cas des personnes morales, par le représentant légal ou un délégué de celui-ci;

- le conjoint du titulaire ou un parent de celui-ci jusqu’au Ile degré;

- toute autre personne physique qui présente une procuration notariale ou un mandat de la part d’un avocat;

- le notaire public, personnellement ou par mandataire, sur demande de l’une des personnes mentionnées ci-dessus.

Pour des raisons liées à l’intention de faciliter l’accès à la procédure d’apposition de l’apostille/de surlégalisation des actes, on a renoncé à présent à l’exigence selon laquelle le requérant devait apporter la preuve de sa qualité, de sorte que toute personne peut demander à présent l’apposition de l’apostille/la surlégalisation des actes notariés.

Donc, après l’accomplissement des conditions mentionnées ci-dessus, la Chambre des Notaires publics procédera à la surlégalisation des actes notariés.

Aux termes de l’art. 21 corroboré par l’art. 14 du règlement, la surlégalisation pourra être refusée si:

a) l’acte est destiné à être produit sur le territoire d’un État qui est partie à la Convention de La Haye;

b) le texte de l’acte n’est pas lisible à cause de la détérioration;

c) l’acte est complété ou signé au crayon;

d) l’acte contient des ajouts ou des corrections non confirmées officiellement;

e) l’acte n’est pas susceptible de surlégalisation.

Par ailleurs, il faut préciser que le Règlement sur la

méthodologie d’apposition de l’apostille/surlégalisation par les Chambres des Notaires publics, adopté par la Décision du Conseil de l’Union no 349/2010, a été modifié, en supprimant l’exigence selon laquelle les organes compétents devaient accomplir la procédure préalable pour les actes officiels, dans le cas des traductions légalisées, et le notaire public, dans le cas des copies légalisées. Cette modification constitue une réponse aux difficultés générées dans la pratique, par l’application de la procédure, sous sa forme initiale.

Il faut mentionner que, en ce qui concerne la procédure pour les actes officiels établis par les autorités roumaines, les premières variantes du règlement ont prévu l’existence d’un visa initial (appelé lui-aussi apostille/surlégalisation, un motif de plus pour générer des confusions, dans la pratique), apposé par les organes compétents sur les actes originaux. La surlégalisation initiale signifiait, en essence, une certification supplémentaire du fait que l’acte original a été rédigé et établi par une institution compétente. Elle devait être effectuée, à quelques exceptions près, par le ministère qui coordonnait l’activité des institutions de délivrance (par ex., pour les actes d’études, les institutions compétentes étaient soit le ministère de l’Éducation, de la Recherche, de la Jeunesse et du Sport, pour les actes d’études supérieures, soit les inspections territoriales scolaires, pour les actes d’études primaires et/ou moyennes).

Prenant en considération, d’une part, l’impossibili-té d’imposer une procédure souple et unitaire, et, d’autre part, le fait qu’il ne résulte pas de la législation en vigueur la nécessité d’apposer l’apostille/surlégaliser au préalable l’acte officiel par l’organe compétent dans le cas des traductions légalisées et des copies légalisées par le notaire public, il a été jugé opportun de modifier certains articles du règlement sur la méthodologie d’appo

sition de l’apostille/surlégalisation par les Chambres des Notaires publics, adopté par la Décision du Conseil de l’Union no 527/10.02.2011.

Par ailleurs, lors de la décision de suppression de l’exigence de l’apposition de l’apostille/la surlégalisation initiale, ont été également pris en considération des motifs liés à la subordination hiérarchique de certaines institutions de l’État, ce qui a généré une série de difficultés dans la pratique de la surlégalisation, en ce qui concerne l’identification des autorités compétentes à viser les minutes des documents.

Une dernière mention doit se référer au montant de la taxe prévue pour l’apposition de l’apostille/surlégali-sation par la Chambre des Notaires publics, qui s’élève à présent à 43,40 lei/exemplaire et est acquittée au siège de la Chambre des Notaires publics procédant à l’apposition de l’apostille/surlégalisation.

Les dernières étapes obligatoires de la procédure de surlégalisation des documents concernent la certification par le ministère des Affaires étrangères et, ultérieurement, par la mission diplomatique ou l’office consulaire de l’État où sera produit le document en cause.

C. En ce qui concerne ce qui a été appelé ci-dessus le volet passif de la procédure de surlégalisation, respectivement la procédure concernant les documents établis par les autorités d’un État étranger, qui devront être produits en Roumanie, la procédure pour leur reconnaissance est similaire et suppose également plusieurs étapes successives.

Ainsi, le document concerné doit être certifié au niveau national, par l’autorité compétente de l’État d’origine, conformément à la législation de cet État, mais doit porter le cachet du ministère des Affaires étrangères de l’État d’origine et, finalement, doit être surlégalisé par la mission diplomatique ou l’office consulaire de la Roumanie de l’État respectif ou par la mission diplomatique ou l’office consulaire de l’État d’origine en Roumanie.

Plusieurs problèmes ont été enregistrés dans la pratique et continuent de l’être à présent, dans le cas où dans l’État d’origine du document concerné il n’y a pas de mission diplomatique ou d’office consulaire roumain; dans le principe et d’une façon corrélée, ni en Roumanie il n’y a de mission diplomatique ou d’office consulaire appartenant à l’État respectif. Dans ces cas, les actes doivent être envoyés à la mission diplomatique ou l’office consulaire roumain du pays le plus proche dont la compétence est élargie aussi à l’État d’origine du document; certes, cela implique non seulement des

coûts supplémentaires, mais aussi une période plus longue de temps pour la réalisation de la procédure de surlégalisation.

La dernière étape de la procédure de surlégalisation des actes provenant de pays étrangers et devant être produits en Roumanie concerne la surlégalisation du document par le ministère des Affaires étrangères de la Roumanie.

III. ÉLÉMENTS DE DROIT COMPARÉ

Nous ne saurons finaliser cette étude sans mentionner les procédures de surlégalisation existantes dans quelques pays, aux fins de faire valoir les similitudes et les différences par rapport à la procédure de surlégalisation existante à présent en Roumanie.

A. En Grande-Bretagne, par exemple, la seule autorité compétente à appliquer la surlégalisation et l’apostille est l’Office de Légalisation («The Legalisation Office») dans le cadre du ministère des Affaires étrangères («Foreign and Commonwealth Office»), En Grande-Bretagne, tout comme en Roumanie, la surlégalisaton des documents (legalisation) suppose une certification de la signature, du sceau ou du timbre apposés sur un document et qui atteste que ce document est original.

A la différence de la procédure roumaine, en Grande-Bretagne, le ministère des Affaires étrangères (FCO) surlégalise non seulement des actes publics établis par les autorités publiques ou les notaires publics, mais aussi des actes établis/certifiés par les avocats. Une condition essentielle, expressément mentionnée, est celle que, si le document en cause doit être signé/certifié par un notaire public/avocat exerçant ses fonctions en Grande-Bretagne, l’acte concerné doit être signé à l’intérieur des frontières de la Grande-Bretagne.

Sur le site du ministère britannique des Affaires étrangères (FCO) est présentée la procédure de la surlégalisation step-by-step, de sorte qu’après l’identification des types de documents pouvant être surlégalisés et après la vérification de l’accomplissement des conditions de forme pour ces types de documents, le requérant devra préciser s’il est personne physique (« member of the public ») ou personne morale (« bussiness customer »). En fonction de ces catégories, les services fournis par le FCO quant à la surlégalisation des documents diffè

rent selon le délai d’instruction, le lieu où est fourni le service, les taxes ou le mode de paiement des taxes perçues ou la modalité de renvoi des actes en cause. A titre d’exemple, le montant des taxes perçues est de £28.80 (environ 135 lei) pour chaque certification de la signature. Pour les personnes morales, en cas de surlégalistion des documents en régime d’urgence («Bussiness Premium Service »), elle peut être effectuée dans 90 minutes, la modalité de taxation acceptée étant le paiement en ligne, soit £71 (environ 334 lei) pour chaque signature certifiée.

Pour ce qui est du délai d’instruction des demandes, pour les personnes physiques se présentant à l’Office de Légalisation, la surlégalisation est effectuée le même jour, sans programmation préalable. Pour les personnes morales, les documents surlégalisés sont délivrés le jour ouvrable suivant le dépôt et pour la délivrance en régime d’urgence, comme déjà mentionné, elle est effectuée dans les 90 minutes après le dépôt du document. Dans le cas des documents envoyés par poste tant par des personnes physiques que morales, ceux-ci seront surlégalisés dans un délai de 48 heures.

Lors de la présentation des documents, l’Office de Légalisation dans le cadre du FCO procédera à la vérification de la possibilité d’apposition de l’apostille/surléga-lisation en fonction du type de document et vérifiera ensuite la signature, le sceau ou le timbre, en les comparant avec les spécimens figurant dans la base de données.

En référence aux types de documents pouvant être surlégalisés/apostillés, dans le principe, il est possible de surlégaliser la majorité des documents émanant de la Grande-Bretagne, tant qu’ils portent la signature et le sceau originaux de la part d’une autorité publique ou sont certifiés ou établis par un notaire public ou un avocat de Grande-Bretagne. Par ailleurs, il faut mentionner quelques exigences liées aux actes signés par les notaires publics ou les avocats; ceux-ci doivent spécifier clairement ce que représente le document qu’ils certifient et quelle est sa relation avec l’original; le document doit être signé par le notaire public/l’avocat en son propre nom, sans utiliser la signature de la compagnie; le nom du notaire public/de l’avocat doit être inscrit clairement; par ailleurs, au-dessous de la signature il faut inscrire le nom de la firme à laquelle appartient le notaire public/l’avocat.

Les copies légalisées peuvent être surlégalisées/ apostillées si elles ont été certifiées conformes à l’origi-

nal en Grande-Bretagne par un notaire public/avocat en exercice. Si la personne en cause sollicite la surlégalisation de la copie légalisée d’un certain document et le FCO est l’autorité compétente, le requérant concerné doit confirmer le fait que l’État où il produira le document respectif accepte la copie légalisée de celui-ci. Il est mentionné expressément qu’aucun document plastifié n’est surlégalisé.

Une situation spéciale est celle de certains types de documents, dont les actes d’état civil ou les certificats de partenariats civils, les certificats dont il résulte qu’il n’y a aucun empêchement au mariage (no impe-diment certificates), ainsi que d’autres types de certificats. En Grande-Bretagne, ces documents ne sont délivrés que par l’Office du Registre général de l’état civil (UK General Register Office), qui est à la fois la seule autorité habilitée à délivrer des copies certifiées de tous les types de documents qu’il établit. Le FCO n’a pas la compétence pour surlégaliser les copies légalisées de ces types de documents, même si elles ont été certifiées conformes à l’original par un notaire public/avocat en exercice, ni dans le cas où elles ont été jointes à un acte notarié. Par ailleurs, le ministère des Affaires étrangères de Grande-Bretagne (FCO) ne peut surlégaliser aucun document annexé ou contenant une photocopie d’un document émis par l’Office du Registre général.

Par ailleurs, le FCO n’a pas la compétence pour surlégaliser les documents médicaux, les papiers d’identité, les casiers judiciaires (Association of Chief Police Officer ACPO certificates), les documents liés au transport des animaux de compagnie. Tout comme dans le cas des actes mentionnés ci-dessus, émis par l’Office du Registre général, le ministère des Affaires étrangères de Grande-Bretagne (FCO) ne peut pas apposer la surlégalisation/l’apostille sur des copies légalisées des documents mentionnés antérieurement, même si elles ont été certifiées conformes à l’original par un notaire public/avocat en exercice, ni dans le cas où elles ont été jointes à un acte notarié.

En ce qui concerne les traductions de documents émis par l’Office du Registre général ou de certificats de décès délivrés dans le cas des décès violents par des médecins légistes ou des juges d’instruction spécialement désignés à cet effet, elles peuvent être surlégalisées dans le cas où elles ont été signées sur le territoire de la Grande-Bretagne par un notaire ou un avocat en exercice. Par ailleurs, pour le cas des traductions restent valables les exigences liées aux actes établis par les notaires publics ou des avocats: le document doit être signé par le notaire

public/avocat en son propre nom, sans utiliser la signature de la compagnie; le nom du notaire public/de l’avocat doit être inscrit clairement; par ailleurs, au-dessous de la signature il faut inscrire le nom de la firme à laquelle appartient le notaire public/l’avocat

Dans le cas des passeports, britanniques ou délivrés par d’autres États, le FCO n’a pas la compétence pour surlégaliser l’original de ces documents. En échange, il peut surlégaliser les photocopies si elles ont été, au préalable, certifiées conformes à l’original par des notaires publics ou avocats exerçant leurs fonctions sur le territoire de la Grande-Bretagne.

Les documents d’études (originaux et photocopies) ne pourront pas être surlégalisés par le ministère des Affaires étrangères de Grande-Bretagne (FCO) s’ils émanent d’une autorité n’étant pas enregistrée parmi les oiganismes accrédités et s’ils n’ont pas été, au préalable, signés par des notaires publics ou avocats exerçant leurs fonctions sur le territoire de la Grande-Bretagne. Si le requérant se trouve à l’étranger, la mission diplomatique britannique du lieu où se trouve la personne respective a la compétence pour délivrer une copie certifiée conforme à l’original du document établi en Grande-Bretagne (à condition que celui-ci émane d’une autorité enregistrée parmi les organismes accrédités en Grande-Bretagne), celle-ci pouvant être transmise directement au FCO en vue de la surlégalisation.

Il est également possible que les documents d’études, en original, soient signés et scellés par le Conseil britannique (British Council) du pays où se trouve le requérant, ceux-ci pouvant être ensuite surlégalisés par le FCO, sans que la signature d’un notaire/avocat soit nécessaire. Ce type de service fourni par le Conseil britannique a une applicabilité facultative, la prestation étant décidée par la représentation locale du Conseil britannique. Il faut mentionner que le ministère des Affaires étrangères (FCO) accepte à surlégaliser seulement les actes en original, signés et scellés par le Conseil britannique et non pas des copies légalisées de ces actes ou des certificats émis par le Conseil britannique.

Les documents d’études ne représentant pas diplômes, certificats académiques, qualifications, prix peuvent être surlégalisés seulement s’ils sont émis par une institution d’enseignement reconnue en Grande-Bretagne et s’ils portent le sceau et le timbre d’un notaire/avocat exerçant ses fonctions en Grande-Bretagne.

B. A l’instar de la législation roumaine en la matière, la surlégalisation représente en France une série de

formalités censées attester l’authenticité de la signature, la qualité de l’auteur de la signature apposée sur le document respectif et, le cas échéant, l’identité du sceau/timbre dont l’acte en cause est revêtu.

Le ministère des Affaires étrangères et européennes de France représente l’autorité compétente à surlégaliser des actes publics établis par les autorités françaises devant être produits sur le territoire d’autres États qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye ou avec lesquels la France n’a pas conclu des conventions spéciales en matière de surlégalisation.

Le ministère des Affaires étrangères et européennes de France n’a pas la compétence pour surlégaliser les documents remis aux ambassades ou aux consulats français à l’étranger en vue de l’obtention d’un visa de retour en France.

Les documents émanant des agents diplomatiques ou consulaires étrangers résidant sur le territoire national, destinés être produits devant d’autres agents diplomatiques ou consulaires étrangers résidant sur le territoire national, ne peuvent pas être surlégalisés par le ministère des Affaires étrangères et européennes, la compétence revenant aux représentations diplomatiques étrangères à Paris, qui doivent être contactées directement en vue de la surlégalisaton des documents.

En fonction de l’État de destination où les documents concernés doivent produire des effets et en fonction de la nature du document, il est possible d’établir le régime juridique applicable à la reconnaissance de l’acte: a) la surlégalisation, qui représente une procédure en deux pas, la compétence appartenant dans ce cas au ministère des Affaires étrangères et européennes et au consulat du pays où devra être produit le document en cause; b) l’apposition de l’apostille sur l’acte, procédure accomplie par la Cour d’appel dans la circonscription de laquelle a été établi l’acte; c) la dispense de toute formalité (surlégalisation/apostille). En ce qui concerne la dispense de toute formalité, elle peut être prescrite par:

- des conventions bilatérales;

- la Convention de la Commission internationale en matière d’état civil du 27 septembre 1957;

- la Convention de la Commission internationale en matière d’état civil du 15 septembre 1977;

- la Convention du Conseil de l’Europe du 7 juin 1968, qui s’applique aux documents émis par les agents diplomatiques ou consulaires d’un État contractant, qui exercent leur fonction sur le territoire de cet État et qui devront être produits sur le territoire d’un autre État contractant ou devant les agents diplomatiques ou consulaires d’un autre État contractant;

- la Convention des Communautés européennes du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation des actes dans les États membres des Communautés européennes, qui s’applique aux actes établis sur le territoire d’un État contractant ou par des agents diplomatiques ou consulaires d’un État contractant qui devront être produits sur le territoire d’un autre État contractant ou devant les agents diplomatiques ou consulaires d’un autre État contractant;

Les types de documents pouvant être soumis à la procédure de la surlégalisation en France sont les suivants:

- les actes d’état civil (actes de naissance, décès, mariage ou reconnaissance);

- les actes judiciaires;

- les déclarations sous serment (affidavit), les déclarations écrites et les documents enregistrés ou déposés dans les tribunaux judiciaires;

-    les actes notariés (actes authentiques);

-    les actes administratifs (diplômes, casiers judiciaires, attestations notariales, certificats de nationalité);

-    les certificats de vie des rentiers viagers;

-    les certificats délivrés par l’Institut national de la Propriété industrielle;

-    les documents établis ou certifiés par les agents diplomatiques ou consulaires;

- les actes sous seing privé sur lesquels une mention officielle est apposée (par exemple, la certification de la signature).

Des détails sur les types de documents spécifiques nécessaires dans chaque pays pour lesquels s’applique, selon le cas, la surlégalisation/l’apostille/la dispense sont présentés dans un tableau sur le site du ministère des Affaires étrangères de France. Il faut mentionner le fait que dans des pays signataires de la Convention de La

Haye, pour certains types d’actes, s’applique l’apostille et pour d’autres types, la surlégalisation voire la dispense de surlégalisation/d’apostille. Par exemple, dans la relation avec l’Autriche, les certificats délivrés par l’Institut national de Propriété industrielle et les actes sous seing privé sur lesquels a été appliquée une mention officielle sont soumis à l’apposition de l’apostille; en revanche, les actes administratifs sont surlégalisés si les documents sont délivrés par un organe administratif et ont trait à une opération commerciale ou douanière, tels que les certificats sanitaires, les attestations de libre vente, les certificats de non-radioactivité; dans le cas des déclarations sous serment, des déclarations écrites et des documents enregistrés ou déposés dans les tribunaux judiciaires et des actes notariés est prévue la dispense de surlégalisation pour les actes se rapportant à l’état civil, à la capacité ou la situation familiale des personnes physiques, à leur nationalité, à leur domicile et résidence, ainsi que pour tous les actes produits en vue de la célébration du mariage ou de l’établissement d’un acte d’état civil. Un autre exemple pertinent de la modalité de reconnaissance des documents entre la France et d’autres pays signataires de la Convention de La Haye est le Portugal. Ainsi, les actes d’état civil et les documents établis ou certifiés par des agents diplomatiques ou consulaires sont dispensés de la surlégalisation/l’apostille; pour les actes judiciaires, les déclarations sous serment (affidavit), les déclarations écrites et les documents enregistrés ou déposés dans les tribunaux judiciaires, ainsi que pour les actes notariés (actes authentiques), est prévue la dispense de surlégalisation pour les actes se rapportant à l’état civil, à la capacité ou la situation familiale des personnes physiques, à leur nationalité, à leur domicile et résidence, ainsi que pour tous les actes produits en vue de la célébration du mariage ou de l’établissement d’un acte d’état civil. En ce qui concerne les actes administratifs (diplômes, casiers judiciaires, attestations notariales, certificats de nationalité), ils sont surlégalisés si les documents sont délivrés par un organe administratif et ont trait à une opération commerciale ou douanière, tels que les certificats sanitaires, les attestations de libre vente, les certificats de non-radioactivité. Les certificats de vie des rentiers viagers, les certificats délivrés par l’Institut national de la Propriété industrielle et les actes sous seing privé sur lesquels une mention officielle est apposée peuvent être produits comme tel au Portugal, pour ces types de documents étant prévue une dispense de surlégalisation concernant la protection des mineurs.

En ce qui concerne la forme des actes soumis à la surlégalisation, le ministère des Affaires étrangères et européennes n’a pas la compétence de surlégaliser les types suivants de documents en minute ou sous formes de photocopies, même s’ils sont certifiés conformes, ceux-ci devant être envoyés directement aux autorités étrangères destinataires:

- photographies;

- passeports;

- cartes d’identité;

- titres de séjour;

- documents délivrés par une organisation internationale.

Il faut préciser que pour la surlégalisation de ces types de documents, il faut remplir, en France, certaines formalités préalables à la surlégalisation et, lorsqu’il s’agit de la traduction de documents, la procédure préalable doit précéder la traduction. Donc, si tous ces types de documents sont présentés en original, la procédure est différente en fonction de l’organe de délivrance. Ainsi, si les originaux émanent d’un organe public, ils doivent être rédigés en français et porter l’emblème national (la Marianne) ou le sceau officiel de l’organe émetteur, la signature de l’agent instrumentaire, le nom et la qualité de la personne qui a apposé sa signature. Si l’original du document est sous seing privé, la personne qui a signé le document doit légaliser sa signature devant le notaire ou le maire de la localité de résidence.

Dans quelques cas déterminés, la légalisation de la signature de la personne dont émane l’acte peut être faite par la Chambre de Commerce et d’industrie locale pour les documents commerciaux, par le Conseil national de l’Ordre des Médecins de Paris pour les certificats médicaux, par l’Archevêché de Paris pour les documents délivrés par les autorités de l’Église catholique, par l’Inspection académique pour les documents émanant des écoles privées ayant conclu des contrats avec l’État français, par les services départementaux vétérinaires du ministère de l’Agriculture pour les documents établis par les médecins vétérinaires. Dans tous ces cas, la formule de légalisation de la signature doit être rédigée en français et doit apparaître, formellement, près de la signature légalisée.

En ce qui concerne les photocopies, il faut préciser que la législation française interdit la reproduction des actes d’état civil, des actes notariés, des jugements, des extraits du casier judiciaire, des extraits des documents émis par le registre du commerce attestant l’existence et les données des sociétés commerciales {des extraits K-

bis), ainsi que des certificats de nationalité française; ainsi, ces documents ne pourront donc être légalisés que s’ils sont présentés sous la forme d’originaux. Par ailleurs, les extraits K-bis doivent être datés de moins de 3 mois, les extraits de casier judiciaire de moins de 6 mois. Les actes d’état civil doivent être datés de moins de 3 mois uniquement dans le cadre d’un dossier de mariage.

Les photocopies des autres documents peuvent être surlégalisées lorsqu’elles ont préalablement fait l’objet d’une certification conforme à l’original. Cette certification doit être apposée au recto de l’acte par la mairie du domicile du requérant ou un notaire ou, s’il s’agit d’un document administratif, par l’administration qui a établi l’acte original. Une société privée peut certifier conforme à l’original uniquement des documents qu’elle a elle-même établis. Dans ce cas, elle devra procéder à la certification de signature.

Sans insister sur ce sujet, puisqu’il n’y a pas de similitudes avec la législation roumaine, il faut mentionner que sur le site du ministère des Affaires étrangères et européennes est décrite une procédure spéciale pour la surlégalisation des dossiers ayant trait aux adoptions internationales.

Quant aux traductions, le traducteur, qui doit être agréé par une Cour d’Appel, est tenu d’apposer son sceau, sa signature et le numéro d’enregistrement de sa traduction, à la fois sur l’original en français et sur la traduction. La signature du traducteur doit être certifiée par le maire, le notaire ou la chambre de commerce. À partir du 1er février 2009, le bureau des surlégalisations dans le cadre du ministère des Affaires étrangères et européennes de France n’a plus la compétence pour surlégaliser la signature des traducteurs agréés, dans la mesure où les traductions n’ont pas trait à des actes publics destinés à produire des effets juridiques à l’étranger. Ainsi, les traducteurs assermentés ont la possibilité de légaliser leur signature apposée sur des traductions à la mairie locale, le service étant gratuit. L’acte sous seing privé devient acte public et peut être surlégalisé par le bureau de surlégalisation dans le cadre du ministère des Affaires étrangères et européennes

Les tarifs perçus pour le service de surlégalisation diffèrent en fonction de la nationalité de la personne figurant dans les actes déposés pour la surlégalisation et non pas en fonction du pays de destination où seront produits les documents respectifs; lorsque les docu

ments concernent plusieurs personnes, sera appliqué le tarif avec le montant le plus élevé. Pour les personnes de nationalité française, le tarif de surlégalisation des documents est de 2 euros/document, quelle que soit la nature du document; y font exception les actes d’état civil, pour lesquels le tarif est de 1 euro/document. Le délai d’instruction des dossiers diffère en fonction du nombre d’actes contenus dans un dossier; ainsi, pour un dossier dépassant 15 actes, le délai d’instruction est d’au moins 48 heures et pour des dossiers contenant moins de 15 actes, les demandes peuvent être réglées aussitôt.

C. Tout comme dans le cas des deux pays européens présentés ci-dessus, la légalisation représente en Allemagne une série de procédures destinées à confirmer l’authenticité d’un document qui sera produit sur le territoire d’un autre État.

Sur le site du ministère des Affaires étrangères (Fédéral Foreign Office) est présentée la procédure de la surlégalisation (actualisée le 26.01.2006) dans les deux sens: aussi bien la procédure de surlégalisation des documents établis dans des pays non signataires de la Convention de La Haye qui seront produits sur le territoire de l’Allemagne, que la procédure de surlégalisation des documents allemands qui seront produits dans des pays non contractants de la Convention de La Haye. Ces procédures sont destinées à confirmer seulement l’authenticité d’un document officiel et, en cas de demande expresse, même leur validité.

a. En ce qui concerne la surlégalisation des documents étrangers en vue de leur production en Allemagne, il faut mentionner dès le début que les autorités allemandes qui imposent la présentation de certains documents sont celles qui décident de la reconnaissance de ces documents comme étant authentiques avec/sans l’accomplissement de la procédure de surlégalisation. La procédure de surlégalisation relève de la compétence des fonctionnaires consulaires des ambassades/consulats de l’Allemagne à l’étranger. Cette procédure est réglementée dans le cadre de la 13 section de la loi sur les services consulaires (Konsulargesetz). A l’instar des consulats de pays étrangers en Allemagne, les missions diplomatiques de l’Allemagne à l’étranger surlégalisent des documents sur la base de la certification/authentifi-cation des documents effectuée par les autorités compétentes de l’État hôte. Autrement dit, il s’agit d’une procédure préalable de reconnaissance des documents par

les autorités de délivrance, avant qu’ils soient produits devant les missions diplomatiques de l’Allemagne dans le pays respectif.

Certaines missions diplomatiques ont également la possibilité, avec l’accord du ministère des Affaires étrangères, de supprimer les procédures de surlégalisation pour certains types de documents, si elles constatent que les exigences de surlégalisation ne sont pas remplies. Les fonctionnaires consulaires allemands locaux, dans le contexte de l’assistance administrative qu’ils accordent, peuvent vérifier les données contenues dans les documents destinés à être produits sur le territoire de l’Allemagne et peuvent accorder du soutien aux autorités internes allemandes à la prise des décisions quant à l’appréciation de la validité des documents concernés en Allemagne.

Ainsi, les autorités allemandes ou les instances judiciaires sollicitant la production de certains documents établis dans des pays pour lesquels a été décidée la suppression de la surlégalisation peuvent demander la vérification de certaines données par le biais de l’assistance administrative, données pouvant viser soit la certification de l’authenticité d’un acte ou de l’identité de son titulaire, soit des informations sur le fait qu’un acte est faux ou contient des informations incorrectes. Ces demandes d’octroi de l’assistance administrative par le biais des missions diplomatiques allemandes à l’étranger doivent remplir certaines conditions de forme, à savoir: le document étranger sujet à la vérification, doit y être annexé en original ; elles doivent mentionner clairement l’objet et inclure la déclaration de prise en charge des coûts afférents à la réalisation de ces vérifications, coûts qui seront ensuite, certes, récupérés auprès du requérant. Les informations sollicitées seront insérées dans un rapport établi par les fonctionnaires consulaires nommés à cet effet, rapport qui sera transmis à l’autori

té allemande ayant demandé la vérification, avec une note de correspondance annexée.

La procédure d’octroi de l’assistance administrative par le biais des missions diplomatiques allemandes à l’étranger est assez longue, pouvant durer des mois, en fonction des conditions géographiques et sociales du pays respectif.

Les règles principales de surlégalisation des documents étrangers devant être produits en Allemagne sont les suivantes:

• les documents étrangers présentés en vue de la surlégalisation doivent être déposés en original; les copies, même certifiées conformes à l’original ne sont pas admises;

• selon la pratique de la majorité des États, il est nécessaire de certifier la validité du document avant la surlégalisation, certification qui sera faite par le ministère des Affaires étrangères de l’État en cause, qui a établi le document; dans le cas de l’Allemagne, les missions diplomatiques ont la compétence et la liberté de décider si pour le document respectif déposé pour la surlégalisation une certification est nécessaire ou une validation préalable faite par l’autorité directement responsable de l’État hôte; cette tâche de l’accomplissement de la procédure préalable revient au requérant, sauf les cas exceptionnels où la mission diplomatique allemande obtiendra directement la certification du document concerné, parce que, selon les principes du droit international, il n’est pas permis d’agir au nom des citoyens d’un État;

• les documents délivrés avec signature électronique (automated signature) ne peuvent être surlégalisés qu’après leur signature faite à la main (manual signature) ou après leur légalisation faite à la main (manually certified) par le bureau de délivrance;

• les demandes de surlégalisation des documents doivent être adressées directement à la mission diploma-

«

tique allemande locale ; il faut également mentionner expressément les motifs de la requête et dans certains cas spécifiques il faut y inclure la notification faite par les autorités allemandes devant lesquelles sera produit le document respectif (par exemple, lors de l’annonce de conclusion du mariage, les offices de l’état civil doivent envoyer la liste des documents à fournir à cet effet);

• d’habitude, les demandes de surlégalisation des documents sont déposées en personne auprès des missions diplomatiques de l’État hôte; seulement dans le cas où le titulaire du document ne peut pas se présenter en personne, on accepte soit le renvoi de la demande par poste ou courrier international privé, soit le dépôt de celle-ci par des parents ou amis ayant une procuration authentique à cet effet. Dans tous les cas, une copie des actes d’identité du titulaire du document devant être surlégalisé doit être présentée.

Les autorités allemandes et les instances judiciaires utiliseront souvent des traductions des documents établis à l’étranger, les traductions devant être effectuées par des interprètes certifiés, sous serment, ou par des traducteurs assermentés. La traduction des documents n’est pas à la charge des missions diplomatiques allemandes à l’étranger, mais dans certains cas les fonctionnaires consulaires peuvent confirmer l’exactitude de la traduction s’ils connaissent la langue locale. L’utilisation par les autorités allemandes des traductions effectuées à l’étranger est à la latitude de l’autorité respective qui a exigé la traduction de l’acte en cause; d’une façon similaire, la traduction des documents de la langue allemande, établis par les autorités allemandes, sera reconnue dans d’autres États conformément aux lois de l’État où seront produits les documents.

Si les autorités internes allemandes doutent de l’authenticité des documents consulaires, elles peuvent clarifier la situation en contactant directement l’autorité de délivrance du document; dans ce cas, le ministère fédéral des Affaires étrangères ne s’implique pas pour le règlement de la situation.

Les taxes de surlégalisation des documents fixées par les missions diplomatiques allemandes dans d’autres pays sont comprises entre 20 et 80 euros/document. Si le document ne peut pas être surlégalisé pour divers motifs (par exemple, s’il est faux) une taxe de traitement est perçue représentant 75% du tarif pour la surlégalisation.

b. Les documents établis en Allemagne devant être produits dans des pays non signataires de la Convention de La Haye sont surlégalisés par la mission diplomatique ou consulaire du pays où devra être

utilisé le document concerné. La mission diplomatique/ consulaire a également la compétence pour décider des modalités dont on établira si le document concerné est authentique ou non; si elle ne détient pas des spécimens des signatures/sceaux de toutes les potentielles autorités de délivrance, elle devra établir des procédures spéciales à cet effet. Ces situations spéciales apparaissent, de règle, dans des États, tels que l’Allemagne, par exemple, où il y a un très grand nombre d’autorités de délivrance, étant presque impossible pour les missions diplomatiques/consulaires d’un autre État de s’informer de toutes ces autorités. C’est la raison pour laquelle, d’habitude, les missions diplomatiques ou consulaires demanderont une certification préalable d’un document par une autorité allemande et, parfois, même des certifications supplémentaires.

Ainsi, les organes/agences habilitées à assurer des certifications préalables des documents déposés pour la surlégalisation sont:

• dans le cas des documents judiciaires et notariaux: le président du tribunal local/régional;

• pour les documents administratifs (par exemple, des certificats d’état civil d’enregistrement dans divers registres) et pour les certificats délivrés par des écoles/universités: le président de l’autorité administrative du district (Chief Administrative Officer of the District (Président of the Administrative district/district authority)).

Dans les lands qui ne sont pas organisés en districts, n’ayant donc pas des autorités du district, les ministres de l’Intérieur de ces lands ont la compétence pour certifier les documents administratifs; par exemple, à Brème et Hambourg, les documents administratifs sont certifiés au préalable par le département pour les affaires intérieures du Sénat {The Senate Departament for the Interior) ou, selon le cas, le département pour les affaires intérieures (Departament for the Interior). Dans le land de Berlin, l’Office du Registre (Registry Office I) est l’autorité compétente pour certifier les documents administratifs, dans le land de Rhénanie-Palatinat, la Direction de services et de surveillance de Trier (The Supervisory and Service Directorate), et en Thuringe, l’Office d’administration du land basé à Weimar (the Land Office of Administration).

Dans le cas des actes d’études, les autorités compétentes pour certifier au préalable les documents sont différentes, en fonction de chaque land; par exemple, dans le land de Bade-Wurtemberg, la responsabilité pour certifier les documents d’études incombe au ministère de la

Culture et du Sport et au ministère de la Science et de la Recherche; en Bavière, la compétence revient soit au ministère du land bavarois de la Science, la Recherche et les Arts, soit au ministère du land bavarois de l’Éducation et la Culture; en Brandebourg, le ministère de la Science, la Recherche et la Culture est habilité à certifier des actes d’études et, en Sarre, le ministère de l’Éducation, la Culture et la Science.

1. pour les actes commerciaux (par exemple, certificats d’origine, comptes de commerce) - les Chambres de Commerce et d’industrie et les Chambres des Métiers et Négoces (Chambers of Crafts and Trades)

2. les certificats de casier judiciaire - les procureurs fédéraux dans le cadre du Registre fédéral central pénal (Fédéral Central Criminal Register) basé à Bonn.

Par ailleurs, en vue de la surlégalisation, les missions diplomatiques de certains États demandent la certification préalable supplémentaire du document en cause par le ministère fédéral des Affaires étrangères: la Chine, le Cambodge, l’Iran (seulement pour les documents universitaires), le Liban (seulement pour les certificats scolaires et de qualification), le Myanmar, le Népal, le Rwanda, l’Arabie Saoudite, le Soudan, la Syrie et le Togo. Cependant, à partir de 1969, le ministère fédéral des Affaires étrangères a délégué ses attributions de certification des documents devant être surlégalisés à l’Office fédéral pour l’Administration (Bundesverwal-tungsamt)

IV. CONCLUSIONS

Il est donc évident que la procédure de la surlégalisation des documents représente une procédure complexe, qui se déroule en plusieurs étapes et qui, n’étant

pas réglementée par un acte international commun, suppose des exigences différentes d’un État à l’autre.

Dans la perspective de la méthode comparative utilisée dans le présent article aux fins de mettre en évidence les formalités nécessaires pour la surlégalisation des actes dans quelques États représentatifs de l’Union européenne, on peut remarquer que la procédure de la surlégalisation des documents roumains, applicable à présent, est caractérisée par la souplesse, du moins en comparaison avec les procédures existantes en Allemagne voire en France. Bien qu’initialement le modèle utilisé pour l’élaboration des règlements nécessaires à l’application de la surlégalisation des documents, inspiré de la pratique des pays européens, ait impliqué des exigences supplémentaires, préalables à la surlégalisation proprement dite, à cause des nombreuses difficultés rencontrées dans la pratique, dans la relation avec les autorités publiques, celles-ci ont été finalement éliminées et, par voie de conséquence, la procédure entière a été simplifiée.

Bien que nous ne doutions pas du caractère perfectible de tout système ou série de procédures, y compris les procédures applicables aux coordonnées du déroulement des formalités nécessaires pour la production des documents roumains dans des États non signataires de la Convention de La Haye, ou non signataires de certaines conventions/traités bilatéraux supprimant l’exigence de la reconnaissance de la validité des documents roumains dans des pays étrangers, pour le moment la procédure existante répond à un minimum d’exigences nécessaires pour assurer un équilibre entre, d’une part, la souplesse (dans le sens de la diminution de la bureaucratie) et, d’autre part, la sécurité liée à la puissance circulatoire transfrontalière des documents soumis à la procédure concernée.